Construire le modèle économique de la VAE

Fiche n° 10

Dernière mise à jour21 septembre 2023

Objectif

Mobiliser les ressources budgétaires nécessaires auprès des contributeurs désignés et maîtriser les coûts afin d’assurer la pérennité et la durabilité de la VAE.

Questions à se poser

Le modèle économique de la VAE s’inscrit-il dans un marché ouvert de la certification comportant des opérateurs privés ?
Le modèle économique de la VAE est-il défini nationalement ?
Le modèle économique est-il défini et validé en interministériel ?
Quels ministères contribuent au budget de la VAE ?
Le ministère chargé de l’inclusion sociale est-il partie prenante ?
Au-delà du financement du fonctionnement de la VAE par des budgets publics, les employeurs sont-ils sollicités ? Directement par une taxe ou une contribution sur la masse salariale, par exemple, affectée au financement du fonctionnement de la VAE via un dispositif spécifique ? Indirectement par la prise en charge du coût de l’accompagnement des candidats ?
La candidature à la VAE est-elle payante ? Si oui, le prix est-il symbolique ou couvre-t-il une part substantielle du coût moyen réel de la VAE par candidat ?
Le prix est-il le même quel que soit le niveau et/ou la spécialité du diplôme ou du titre visé ? Qui paye ?
L’accompagnement des candidats est-il payant ? Qui paye ?
La certification - délivrance d’un diplôme ou d’une partie de diplôme - obtenue par la VAE est-elle payante ? Qui paye ?
Si des encaissements sont réalisés à l’occasion d’une des phases de la mise en œuvre de la VAE, quelle est l’entité ou quelles sont les entités qui procèdent aux encaissements ? Quelles règles de gestion sont-elles utilisées ?
La construction du modèle économique couvre-t-il les charges de personnel des fonctionnaires des administrations centrales ou régionales chargés de l’organisation et du fonctionnement de la VAE ?
Quel budget spécifique pour la stratégie de communication ?
Si des coûts de matière d’œuvre ou de location de plateaux techniques existent, lors de mise en situation professionnelle des candidats, des limites sont-elles fixées ? Comment ces dépenses sont-elles couvertes ?
La rémunération des intervenants repose-t-elle sur des barèmes préétablis ?
Comment optimiser les frais de déplacements des accompagnateurs et évaluateurs ?
Un recours à la visioconférence est-il envisageable pour certaines étapes d’une campagne de VAE ?
Faut-il fixer une limite quantitative annuelle au nombre de candidatures à la VAE dans une perspective de maîtrise des coûts ?
Un déficit du budget annuel de la VAE est-il envisageable et compensable ? Sous quelle limite ?

Informations et documents indispensables

Les textes réglementaires concernant la VAE
La liste des ministères impliqués dans le financement de la VAE
Les types de contributeurs privés
Les circulaires d’organisation fixant le fonctionnement d’une campagne annuelle de VAE ou des campagnes si une année en comporte plus d’une
La liste des coûts fixes induits par une campagne de VAE
Les coûts variables d’une campagne de VAE
Les coûts d’une campagne de communication
La tarification VAE appliquée au candidat si elle existe, lors de l’inscription, lors de l’accompagnement, lors de la délivrance de la certification
Le coût des vacations concernant les accompagnateurs et évaluateurs de la VAE
Les durées de chacune des évaluations, en relation avec les règles d’octroi de vacation
L’estimation des frais de déplacement induits par une campagne de VAE, nationale et régionale, en fonction d’un nombre de candidats estimé
La liste des diplômes et certificats concernés par une campagne de VAE
Le coût de confection des mises en situation
Les prix facturés par les sites d’accueil des candidats lors des évaluations, s’il y a lieu
L’estimation du coût des matières d’œuvre et du recours aux plateaux techniques pour les mises en situation professionnelle, s’il y a lieu
L’estimation du nombre de candidats pour une campagne, avec répartition par diplôme, par zone géographique, par site de déroulement de l’évaluation
Le nombre d’ETP (emploi à temps plein) dédiés à l’organisation et au fonctionnement d’une campagne de VAE

Étapes de mise en œuvre

Contraintes à prendre en compte

Les montants des lignes budgétaires affectées à la VAE au niveau national comme au niveau régional
La déclinaison des ressources budgétaires affectées à la VAE en termes d’ETP, de nombre de vacations, de budget de déplacement, de couverture des matières d’œuvre
Le budget accordé à la stratégie de communication
Le ou les prix facturés aux candidats s’il y a lieu pour l’inscription, l’accompagnement et la délivrance des diplômes, certificats ou parties de diplômes ou certificats s’il y a lieu
Les décisions stratégiques en matière de soutien financier des candidats à la VAE : gratuité de l'accompagnement et de l’inscription ou exonération partielle du coût réel
Les règles de gestion administrative et financière liés à la facturation par une institution publique

Repérer les particularités

La nature des contributeurs au budget général de la VAE
Les montants mobilisables par contributeur
Les frais de déplacements induits par l’accompagnement et l’évaluation des candidats
Les frais de formation induits par la rotation des personnels en charge de l’accompagnement et de l’évaluation des candidats
Les spécificités de certains diplômes ou certificats impliquant des mises en situation professionnelles complexes et des matières d’œuvre onéreuses

Évaluer sa marge de manœuvre

Évaluer le volume maximal d’activité pour rester en deçà du budget maximal d’une campagne
Proposer une fourchette de prix concernant l’accompagnement et l’inscription des candidats en tenant compte de la stratégie nationale de soutien des candidats à la VAE
Etablir un budget de trésorerie pour une campagne de VAE afin d’estimer ses marges de bouclage budgétaire en fin de campagne

Inscrire la construction du modèle économique dans les objectifs assignés au dispositif de conception de la VAE, dans les missions des instances qui en sont chargées et au chef de projet conception
Calculer le budget prévisionnel global pour une campagne
Estimer les apports des contributeurs privés
Calculer les coût fixes d’une campagne au niveau national et pour chaque zone géographique en responsabilité
Estimer le coût moyen variable par candidat
Estimer le coût variable par candidat en fonction du diplôme ou du certificat
Fixer les montants des lignes budgétaires par poste de dépense
Fixer les limites des actions de communication
Fixer les règles et limites de gestion et de report des reliquats budgétaires, des déficits constatés
Proposer des limites au nombre de candidat par campagne en fonction des ressources nécessaires
Evaluer le coût du système d’information nécessaire au fonctionnement d’une campagne de VAE et à sa sécurisation

Construire un tableau de bord budgétaire de la VAE
Renseigner les indicateurs
Comparer prévisions et réalisations
Analyser les écarts
Prendre en compte l’expérience des campagnes précédentes pour les calculs prévisionnels et l’amélioration du tableau de bord
Contribuer au système d’assurance qualité